Informatie→tips

Catalog beheer in lightroom



OPMERKING
alle commando's in deze beschrijving zijn onder voorbehoud.
controleer of ze juist zijn.
ik ben niet verantwoordelijk voor vergissingen en de gevolgen.


opties in lightroom

volgende opties raad ik aan in lightroom, en maken o.a. de beschreven manier van werken mogelijk:
  • automatically write changes to xmp files
    Dit maakt het nemen van de catalog-backup niet cruciaal, aangezien de nodige info in de XMP file staat.
    verder, en zeer belangrijk: indien de catalog corrupt is, is men ten minste zijn aanpassingen niet kwijt!
    de catalog alsdusdanig is dus niet meer levensnoodzakelijk.
    Ander voordeel van XMP-files: wenst men een foto met zijn aanpassingen mee te nemen voor iemand anders, kan men de foto en het XMP bestand meenemen.
    Deze info kan geimporteerd in een andere catalog.
  • never backup catalog
    Doen we zelf, los van lightroom.
    Aangezien de catalog op een removeable disk staat, is de backup-drive niet altijd beschikbaar.
    en met onze xmp-files is een verloren catalog niet meer rampzalig, en kunnen we dit 'occasioneel' doen.
  • make smart previews
    Laat toe om op verschillende locaties, enkel met de catalog met zijn bijhorende previews, fotos te kunnen bewerken.


  • context

    Velen hebben "problemen" met hoe ze de lightroom catalogs en hun fotos moeten structureren en beheren.
    Waarom vindt men hierover geen duidelijke uitleg?
    Omdat er geen eenduidige manier van werken is.
    Het hangt uiteindelijk af van een heleboel zaken, zoals:
  • Hoe goed ken ik, en werk ik met, directory-structuren in windows.
  • Hoeveel fotos heb ik, nu en in de toekomst.
  • Hoe schik ik mijn fotos op disk
  • rename ik mijn originele fotos naar namen met een betekenis ?
  • Hoe vlot wil ik kunnen zoeken naar bepaalde fotos in mijn catalog(s).
  • is lightroom voor mij DE tool en de rest kan me niet schelen, of wil ik zelf nog enige vat op wat ik doe.


  • wat zijn zoal de opties:

  • 1 catalog voor alles. Alle fotos komen daar in geimporteerd.
  • Maak verschillende catalogs, per ‘genre’, bvb verlof, familie-kiekjes, ...
  • maak een catalog per ‘periode’ bvb per jaar.


  • Wat zijn de consequenties van een gekozen manier van werken

  • Hoe copieer ik nieuwe fotos van mijn camera naar de PC
  • hoe neem ik backups van mijn fotos
  • hoe neem ik backups van mijn catalog.


  • Hoe ik werk

    Wat ik uiteindelijk hier beschrijf is de manier waarop ik mijn fotos, en mijn catalogs, structureer, met zijn voor en nadelen.

    Enkele redenen waarom ik gekozen heb voor manier van werken:
  • ik wens ook snel naar mijn fotos te kunnen kijken zonder lightroom, al was het maar om een foto snel terug te vinden, of om snel ‘brol’ te deleten zonder hem eerst in lightroom te moeten importeren.
  • Ik wens mijn backups los te nemen van lightroom, zowel fotos als catalog. Dit omdat ik niet tevreden ben met 1 backup-kopie.
  • Ik wens mijn backups te beperken in volume, ttz, hoe meer in 1 directory structuur, hoe langer een backup zal duren, al was het maar om de verschillen te zoeken.
  • Ik wens mijn foto’s te kunnen plaatsen op een NAS, zodat ze bereikbaar kunnen zijn vanaf verschillende PC’s.
  • Ik wens mijn catalogs op een removeable (usb) disk te hebben, om lightroom te kunnen gebruiken vanaf verschillende PC’s.


  • Structuur opslaan foto’s

    Bij mij staan de fotos op een NAS (netwerk-storage).
    Let op: indien geen gigabit-netwerk zal dit traag zijn, maar de fotos kunnen net zo goed op een vaste disk van de PC staan.
    een nas die impliciet mirroring doet (RAID1) is daarbij interessants, maar kost meer natuurlijk. zie backups voor meer info hierover

    Ik heb 1 hoofd-directory waaronder al mijn foto’s staan: FOTOS.

    daaronder staan foto’s en enkel foto’s en enkel de originele fotos (in princype raws, maar dus zoals ze genomen zijn), nooit geexporteerde fotos (bvb jpg’s).
    De exports hieronder plaatsen geeft enkel dubbels. Deze exports zijn ook niet cruciaal (dienen normaal niet gebackupt), want kunnen steeds opnieuw gemaakt van uit lightroom.

    Standard komen de fotos in een directory per jaar.
    eventueel kan men ook groeperen in logische folders, zoals ‘fotovisie’, ‘cursus CVO’, ...
    Dit afhankelijk van wat men interessant vind.

    Combinatie van de 2 is meestal een goede keuze.
    Hou er hier rekening mee dat het de bedoeling is van 1 catalog per hoofd-directory te gebruiken (zie verder).
    Dus een directory ‘fotovisie’ zal betekenen dat men ook 1 catalog ‘fotovisie’ heeft, waarin alle fotos door de jaren heen van fotovisie komen.
    Dit is handig, maar kan ook ‘groot’ worden.

    Eens men hoofd-directories heeft, komen daaronder subdirectories met logische namen, ttz, die een idee geven van welke fotos er in de folder staat.
    Eventueel een datum in de directory naam (niet noodzakelijk natuurlijk).
    Indien men een datum neemt, neem dan jaar-maand-dag (of maand-dag) vooraan in de directory naam, dat sorteert ten minste zinvol!

    In princype wordt nooit een 3e directory-niveau gemaakt, aangezien dit het overzicht, los van lightroom en in lightroom, minder handig maakt.
    Een voorbeeld waarbij dit wel kan gebeuren zijn bvb verlof-foto’s, waaronder subdirectories kunnen komen per locatie of dag, en het nier meestal over een groot aantal foto’s gaat.
    Met 1 niveau heeft men in elk geval direct een overzicht van wat er in dat jaar zoal zit.

    De foto-bestanden zelf worden niet gerenamed. Aangezien ze in ‘zinvolle’ folders staan, is dit niet nodig, en werk gespaard.
    Indien men toch de fotos toch zou willen renamen, zou ik voorstellen om het origineel volgnummer van de foto te behouden in de filename, bvb ergens achteraan.
    Dit geeft het voordeel dat men met dit nummer snel het verband kan leggen tussen bvb de raw-foto en geexporteerde jpg (of andere) fotos.

    Na 9999 nummers is normaal een fototoestel-teller ‘rond’, maar de foto bevat de datum van de foto, en dit geeft toch een snelle bijna eenduidige aanduiding.
    Let wel bij het importeren in lightroom dat men geen rekening mag houden met suspected duplicates als men zijn fotos niet renamed, dus met nummer houd.

    Voorbeeld van directory-structuur:

    FOTOS
       2015
       2016
       2017
       2018
          20180101 nieuwjaar
          20180215 verlof frankrijk
       fotovisie
          20180101 nieuwjaarsreceptie
          20180215 zeeland-starling
          20180107 antwerpen

    Copieren van de foto’s van de camera

    Copieer met gelijk welke tool, los van lightroom. Is eenvoudiger. Bvb gewoonweg copy/paste
  • Maak indien nodig 1 of meerdere nieuwe directory(ies) onder de jaar-directory
  • copieer de fotos naar de juiste plaats.
  • Eventueel kan men na copieren al eens snel door de foto’s gaan met iets anders dan lightroom, bvb faststone viewer, en ‘brol’ al deleten. Men heeft dan minder te importeren in LR.

    Neem een backup van ‘dit jaar’ na toevoegen van nieuwe fotos.
    Aangezien er een directory per jaar is, is het niet nodig alles terug door de backup-procedure te laten verwerken.

    Copieer met een tool die enkel de nieuwe bestanden copieerd, en wat er al stond laat staan zonder copieren.

    Sructuur catalogs

    de catalogs-structuur loop volledig parallel met de hoofd-structuur van de foto-opslag.
    Dus een catalog per hoofddirectory (jaar, of andere zoals bvb ‘fotovisie’)

    Alle catalogs komen onder 1 hoofd-directory LRCATALOGS

    Bij het aanmaken van een catalog onder LRCATALOGS gebruik ik dus de zelfde naam als de bijhorende foto-directory.
    Dit wordt defacto een directory onder LRCATALOGS, want zo werkt lightroom.
    Daaronder zal lightroom de catalog-files zelf plaatsen, met de previews en smart previews.

    De catalogs staan op een externe usb-drive.
    Dit geeft de mogelijkheid om de drive mee te nemen naar elke PC met (zelfde versie van) lightroom, en daar de foto’s te bekijken en bewerken, zonder de foto’s zelf online te hebben.
    Dit dank zij de smart previews die ik maak.

    In overeenstemming met de foto’s hierboven, zou ik volgende catalog-structuur hebben:

    LRCATALOGS
       2015
       2016
       2017
       2018
       fotovisie

    Exporteren van fotos

    zoals gesteld maak ik nooit exports onder de FOTO directory.
    exports kunnen steeds hermaakt, dus deze worden ook niet bewaard of gebackuped.
    ik heb op 'een disk' een directory structuur om exports te doen.
    in mijn export profiles van lightroom zet ik de hoofdlocatie naar een zinvolle directory in deze structuur, en geef ik eventueel, bij export, een subdirectory op voor deze export.

    ik heb bvb een ewport profile specifiek voor fotovisie-bespreking.
    dit profiel bevat de juiste instellingen qua formaat, quality, resolutie, ... enz
    het zal verwijzen in de directory naar D:\FOTO_EXPORTS\fotovisie
    bij export zelf, geef ik bvb in de subdirectory op dat moment in 'antwerpen'.
    al de exports komen dan in de juiste subfolder.
    volgende keer wordt dat evt iets anders.

    af en toe verwijder ik eens alle subfolders met inhoud die op die manier gemaakt zijn.

    voorbeeld van een export directory-structuur:

    FOTO_EXPORTS
       fotovisie
       webpublishing
       email
       print
          mat
          glossy

    Backups

    Backup van de fotos

    dit wordt niet gedaan door lightroom.

    ik neem backups met syncback-free. Dit is een gratis programma, met veel opties, maar misschien juist te veel opties voor een gemiddelde gebruiker.
    Een andere methode is robocopy, een command-line tool van windows zelf.

    Commando-voorbeeld:
       robocopy "C:\FOTOS\2018" "D:\BACKUPS\FOTOS\2018" *.* /E /XO /PURGE /NP /LOG:"D:\BACKUPS\FOTOS\2018_logfile.txt"

    In elk geval, maak na toevoegen van foto’s zo snel mogelijk een copie, best alvorens de memory van de camera te formatteren, tenzij men mirroring heeft (RAID1) of een ander redundant zysteem (RAID...).
    Maak deze backup naar een andere disk, en best een apparte (usb?) disk.
    Neem de backup met welke tool u zelf wenst.
    Het is voldoende enkel de directory te nemen waarin men komt te werken, bvb het betreffende jaar.

    Zie appart artikel over het nemen van backups.

    backup van de catalogs

    dit kan gedaan worden door lightroom zelf, maar ik doe dit NIET met lightroom, omdat ik zelf wil beslissen waar ik mijn catalog naar copieer.
    Dit kan varieren van waar ik aan het werken ben, aangezien mijn catalogs op een externe usb-disk staan.

    Wat ik NIET copieer zijn de previews en smart previews, want deze kunnen steeds hermaakt worden.
    zie /XD in commande-voorbeeld hieronder: exclude directories

    Hiervoor gebruik ik robocopy.

    Commando-voorbeeld:

    robocopy "C:\LRCATALOGS\2018" "D:\BACKUPS\ LRCATALOGS\2018" *.* /XD "*.lrdata" /E /XO /PURGE /NP /LOG:"D:\BACKUPS\ LRCATALOGS\2018_logfile.txt"

    Aangezien ik ook de aanpassingen aan de fotos opsla in XMP-files, en deze in de directories van de betreffende fotos staan, is een backup van de catalog niet eens cruciaal.
    Met mijn foto’s backup heb ik de fotos, en in de xmp de gedane aanpassingen.
    Indien ik mijn catalog kwijt ben, kan ik
  • een nieuwe catalog maken
  • de fotos terug sync-en met de betreffende fotos-directory
  • de changes importeren vanaf de XMP bestanden.
  • Nieuwe previews maken
  • nieuwe smart previews maken.


  • Maar af en toe een bakup is natuurlijk niet moeilijk, en sneller teruggezet in geval van problemen.

    Voor en nadelen van mijn manier van werken

    Nadelen

    zoeken in lightroom over verschillende jaren kan niet. We moeten eerst een idee hebben in welk jaar we willen zoeken.

    Voordelen

    catalogs enkel backuppen als er bewerkingen gedaan worden. En zowiezo heeft men nog de xmp-files met de bewerkingen.

    foto’s enkel backuppen als men foto’s toegevoegd heeft, en enkel de betreffend hoofddirectory

    door de logische directory-namen in de foto structuur, is het mogelijk ook los van lightroom fotos te vinden.

    Aangezien een bepaald jaar ‘afsluit’ is backup sneller, want oude jaren dienen in princype niet meer gebackupt.

    Als een disk fysisch vol is met fotos, kan men op een andere disk ‘opnieuw’ beginnen, en met de ‘nieuwe’ jaren op een volgende disk beginnen.

    Enkele nuttige tools

    Let op: eenvoudige foto-viewers los van lightroom bevatten NOOIT de foto-bewerkingen van lightroom.
    sommige tools kunnen wel, in beperkte mate, werken met de XMP-files. Maar deze zijn dan ook niet de ‘snelle viewers’
  • faststone image viewer
  • Irfanview
  • Syncback free
  • robocopy
  • digicam
  • fast picture viewer (not free)


  • © Marcel Quintelier.