Info→tips

Catalog beheer in lightroom

Hoe werkt het catalog princype in Lightroom?


opties in lightroom

volgende opties raad ik aan in lightroom, en maken o.a. de beschreven manier van werken mogelijk:
  • automatically write changes to xmp files
    Dit maakt het nemen van de catalog-backup niet cruciaal, aangezien meeste info dan ook in de XMP files staat.
    Dit wordt 1 extra bestand per foto, in de zelfde folder, met extentie .xmp
    Indien de catalog corrupt is, en men dient een nieuwe te maken voor de betreffende fotos, danis men ten minste zijn aanpassingen niet kwijt!
    wat men wel kwijt is, zijn virtual copies met hun info.
    de catalog alsdusdanig is dus niet meer levensnoodzakelijk.
    Ander voordeel van XMP-files: wenst men een foto met zijn aanpassingen mee te nemen voor iemand anders, kan men de foto en zijn bijhorend XMP bestand meenemen.
    Deze info kan dan geimporteerd in een andere catalog.
    Plaats de foto ergens in de directory-structuur, en doe syncronize. Dus zonner te exporteren/importereneen in catalog formaat.
  • backup catalog
    Dit kan je zelf doen, of instellen in lightroom.
    zie hiervoor de mijn pagina over lightroom backups. backups.
  • make smart previews
    Laat toe om op verschillende locaties, enkel met de catalog met zijn bijhorende previewsdirectories, fotos te kunnen bewerken.
    Vooral handig als men zijn catalog op een externe schijft zet.


  • context

    Velen hebben "problemen" met hoe ze de lightroom catalogs en hun fotos moeten structureren en beheren.
    Waarom vindt men hierover geen duidelijke uitleg?
    Omdat er geen eenduidige manier van werken is.
    Het hangt uiteindelijk af van een heleboel zaken, zoals:
  • Hoe goed ken ik, en werk ik met, directory-structuren in windows.
  • Hoeveel fotos heb ik, nu en in de toekomst.
  • Hoe schik ik mijn fotos op disk
  • Rename ik mijn originele fotos naar namen met een betekenis, of laat ik de originele naam ?
  • Hoe vlot wil ik kunnen zoeken naar bepaalde fotos in mijn catalog(s).
  • is lightroom voor mij DE tool en de rest kan me niet schelen, of wil ik zelf nog enige vat op wat ik doe.


  • wat zijn zoal de opties:

  • 1 catalog voor alles. Alle fotos komen daar in geimporteerd.
  • Maak verschillende catalogs, per ‘genre’, bvb verlof, familie-kiekjes, ...
  • maak een catalog per ‘periode’ bvb per jaar.


  • Wat zijn de consequenties van een gekozen manier van werken

  • Hoe copieer ik nieuwe fotos van mijn camera naar de PC
  • hoe neem ik backups van mijn fotos
  • hoe neem ik backups van mijn catalog.


  • En hoe werk ik?

    Wat ik uiteindelijk hier beschrijf is de manier waarop ik mijn fotos, en mijn catalogs, structureer, met zijn voor en nadelen.

    Enkele redenen waarom ik gekozen heb voor de beschreven manier van werken:
  • ik wens ook snel naar mijn fotos te kunnen kijken zonder lightroom, al was het maar om een foto snel terug te vinden, of om snel ‘brol’ te deleten zonder hem eerst in lightroom te moeten importeren.
    Dus ik wil inzicfht in mijn directory structuur, en weten waar alles staat.
  • Ik wens mijn backups los te nemen van lightroom, zowel fotos als catalog. Dit omdat ik niet tevreden ben met 1 backup-kopie.
  • Ik wens mijn backups te beperken in volume, ttz, hoe meer in 1 directory structuur, hoe langer een backup zal duren, al was het maar om de verschillen te zoeken.
  • Ik wens mijn foto’s te kunnen plaatsen op een NAS, zodat ze bereikbaar kunnen zijn vanaf verschillende PC’s.
  • Ik wens mijn catalogs op een removable (USB) disk hebben, om lightroom te kunnen gebruiken vanaf verschillende PC’s.
    Of mee nemen naar andere locatie waar men ook (de zelfde versie!) van lichtroom heeft.


  • Structuur opslaan foto’s

    Waar staan mijn fotos

    Bij mij staan de fotos op een NAS (netwerk-storage).
    een NAS die impliciet redundancy heeft in geval van disk problemen (RAID1 / RAID5 / Raid...) is daarbij interessants, maar kost natuurlijk meer.
    Let op: indien geen gigabit-netwerk zal dit (te) traag zijn.
    De fotos kunnen natuurlijk ook op een vaste disk van de PC staan (plaats beperkt!?).
    Of op een externe USB schijf. Wel best USB3 (snelheid!).
    Bij de niet-redundante oplossingen wel aan de backups denken! zie backups voor meer info hierover

    hoofd-folder structuur

    Aangezien de foto's op een NAS staan (met 21TB storage, dus enige reserve), kan ik 1 hoofd-directory waaronder al mijn fotos staan: FOTOS.

    daaronder staan dus DE fotos en meer bepaald enkel de originele fotos (in princype raws, maar dus zoals ze genomen zijn), nooit bewerkte en geexporteerde fotos (bvb jpg’s).
    De exports hieronder plaatsen geeft enkel dubbels. Deze exports zijn ook niet cruciaal (dienen normaal niet gebackupt), want kunnen steeds opnieuw gemaakt van uit lightroom.

    sub-folder structuur

    Onder de hoofd-directory FOTOS komen de fotos in een directory per jaar.
    Maar dit hou ik aan onder de jaar-folders. Het voordeel is dat men van zijn oude jaren niet telkens nieuwe backups dient te maken,
    want eens het jaar voorbij, komen er geen fotos bij. Bewerkingen kunnen nog gebeuren, en dat zal dan wel aanpassingen opleveren in de xmp bestanden.

    Aangezien ik per jaar 1 folder maak, kan ik ook gemakkelijk per jaar 1 catalog voorzien. Dat heeft als voordeel dat
  • mijn catalogs nooit oneindig groot worden
  • backup van mijn catalog niet langer en langer duurt
  • een corrupte catalog enkel dat jaar impacteert, niet de andere jaren


  • Eens men de jaar-directories heeft, komen daaronder subdirectories met logische namen, ttz, die een idee geven van welke fotos er in de folder staat.
    Eventueel een datum in de directory naam (niet noodzakelijk natuurlijk).
    Indien men een datum neemt, neem dan jaar-maand-dag (of maand-dag) vooraan in de directory naam, dat sorteert ten minste zinvol!

    Een 3e directory-niveau gebruik ik zelden maar kan.
    Een voorbeeld waarbij dit wel kan gebeuren zijn bvb verlof-foto’s, waaronder subdirectories kunnen komen per locatie of dag, en het hier meestal over een groot aantal foto’s gaat.
    Met 1 niveau heeft men in elk geval direct een overzicht van wat er in dat jaar zoal zit.
    Dank zij deze structuur met zinvolle namen, vind ik ook los van lightroom mijn fotos terug.
    zoek ik fotos ivm bvb een uitstap naar Brussel, dan zal er wel een directory Brussel zijn, evt met datum.

    bestandsnamen

    De foto-bestanden zelf worden niet gerenamed. Aangezien ze in ‘zinvolle’ folders staan, is dit niet nodig, en werk gespaard.
    Indien men toch de fotos toch zou willen renamen, zou ik voorstellen om het origineel volgnummer of naam van de foto te behouden in de filename, bvb ergens achteraan.
    Maar ik doe dit dus nooit.

    Voorbeeld van directory-structuur:

    FOTOS
       2015
       2016
       2017
       2018
          20180101 nieuwjaar
          20180215 verlof frankrijk
          fotovisie
             20180101 nieuwjaarsreceptie
             20180215 zeeland-starling
             20180107 antwerpen

    Copieren van de foto’s van de camera

    Aangezien ik mijn directory structuur goed ken, copieer ik met gelijk welke tool, los van lightroom. <>Is eenvoudiger. Bvb gewoonweg copy/paste
  • Maak indien nodig 1 of meerdere nieuwe directory(ies) onder de jaar-directory
  • copieer de fotos naar de juiste plaats.
  • Eventueel kan men na copieren al eens snel door de nieuwe fotos gaan met iets anders dan lightroom, bvb faststone viewer, en ‘brol’ al deleten. Men heeft dan minder te importeren in LR.

    Neem een backup van ‘dit jaar’ na toevoegen van nieuwe fotos.
    Aangezien er een directory per jaar is, is het niet nodig alles terug door de backup-procedure te laten verwerken (enkil dit jaar, niet de vorige jaren).

    Copieer met een tool die enkel de nieuwe bestanden copieerd, en die dus niet gaar copieren wat al in de backup staat.

    Sructuur catalogs

    de catalogs-structuur loop volledig parallel met de hoofd-structuur van de foto-opslag.
    Dus een catalog per hoofddirectory (jaartal)

    Alle catalogs komen onder 1 hoofd-directory LRCATALOGS

    Bij het aanmaken van een catalog onder LRCATALOGS gebruik ik dus de zelfde naam als de bijhorende foto-directory, dus het jaartal.
    Dit wordt defacto een directory onder LRCATALOGS, want zo werkt lightroom.
    Onder die 1ne directory zal lightroom de catalog-files zelf plaatsen, met de previews en smart previews.

    De catalogs staan op een externe usb-drive.
    Dit geeft de mogelijkheid om de drive mee te nemen naar elke PC met (zelfde versie van) lightroom, en daar de fotos te bekijken en bewerken, zonder de fotos zelf online te hebben.
    Dit kan dank zij (en ekel met) de smart previews die ik maak.

    In overeenstemming met de foto’s hierboven, zou ik volgende catalog-structuur hebben:

    LRCATALOGS
       2015
       2016
       2017
       2018

    Exporteren van fotos

    zoals gesteld maak ik nooit exports onder de FOTOS directory.
    Dit zou zeer contra-productief zijn, want een syncronize van de catalog zou deze exports ook vinden in importeren.
    Dit geeft steeds maar meer en meer van de zelfde foto.


    Exports kunnen steeds hermaakt, dus deze worden ook niet bewaard of gebackuped.
    ik heb op 'een disk' een directory structuur om exports te doen.
    in mijn export profiles van lightroom zet ik de hoofdlocatie naar een zinvolle directory in deze structuur, en geef ik eventueel, bij export, een subdirectory op voor deze export.

    ik heb bvb een export profile specifiek voor fotovisie-bespreking.
    dit profiel bevat de juiste instellingen qua formaat, quality, resolutie, ... enz
    het zal verwijzen in de directory naar D:\$FOTO_EXPORTS\fotovisie
    bij export zelf, geef ik bvb in de subdirectory op dat moment in 'antwerpen'.
    al de exports komen dan in de juiste subfolder.
    volgende keer wordt dat evt iets anders.

    af en toe verwijder ik eens alle subfolders met inhoud die op die manier gemaakt zijn.

    voorbeeld van een export directory-structuur:

    $FOTO_EXPORTS
       fotovisie
       webpublishing
       email
       print
          mat
          glossy

    merk het $ teken op in de directory naam. Dit heeft als voordeel dat de directory altijd vooraan in de gesorteerde lijst staat.
    Minder zoekwerk, en duidelijk herkenbaar.

    Ik zal deze $FOTO_EXPORTS ook nooit backuppen. ik kan ze toch terug maken vanaf het origineel.

    Backups

    Hoe backups nemen staat beschreven in een andere pagina.
    zie backups
    Maar toch enkele belangrijke bemerkingen:
  • Backup van de fotos
    Lightroom zal nooit de fotos backuppen. Dus doe dit zelf, of je hebt geen backup!
  • backup van de catalogs
    Dit doe ik met lightroom die zo kan ingesteld dat hij om de x tijd vraagt om te backuppen


  • Doe je backup van je catalog zeker naar een andere disk dan waar de echte catalog staat,
    en verwijder af en toe de oudste backups. Want lightroom zet de backups onder datum-uur, en er komen er steeds meer bij
    Hou er evt enkele recente bij.

    een catalog (her)maken

    Indien een catalog corrupt is, of je begint een nieuw jaar, dan dient men een nieuwe catalog te maken.

    Vergeet daarbij niet de nodige opties op te zetten (xmp, backup)
  • Maak uw nieuwe catalog aan met de juiste (jaar) directory/naam.
  • selecteer de fotos directorie van dat jaar.
  • de fotos terug sync-en met de betreffende fotos-directory


  • Indien het een heraanmaken is van een vrloren catalog:
  • de aanpassingen die in de XMP bestanden staan zullen automatisch overgenomen worden.
  • Je dien wel nieuwe previews te maken
  • en ook nieuwe smart previews.


  • Voor en nadelen van mijn manier van werken

    Nadelen

    zoeken in lightroom over verschillende jaren kan niet. We moeten eerst een idee hebben in welk jaar we willen zoeken.
    Maar aangezien de directories een zinvolle naam hebben, kan men eerst even zoeken met andere middelen (verkenner of zo).

    Voordelen

    Men kan het backuppen van de catalogs af en toe doen (bvb wekelijks of minder), men nog de xmp-files met de bewerkingen.

    fotos dient men enkel te backuppen als men er toegevoegd heeft, en enkel de het betreffende jaar.

    door de logische directory-namen in de foto structuur, is het mogelijk ook los van lightroom fotos te vinden.

    Aangezien een bepaald jaar ‘afsluit’ is backup sneller, want oude jaren dienen in princype niet meer gebackupt.

    Als een disk fysisch vol is met fotos, kan men op een andere disk ‘opnieuw’ beginnen, en dat met de ‘nieuwe’ jaren.

    Enkele nuttige tools

    Let op: eenvoudige foto-viewers los van lightroom bevatten zo goed als NOOIT de foto-bewerkingen van lightroom.
    sommige tools kunnen wel, in beperkte mate, werken met de XMP-files. Maar deze zijn dan ook niet de ‘snelle viewers’
  • faststone image viewer
  • Irfanview
  • Syncback free
  • robocopy
  • digicam
  • fast picture viewer (not free)


  • © Marcel Quintelier.